Orientações para uso do SEI em ambiente restrito como usuário externo
Como assinar documentos enquanto o acesso externo ao SEI está restrito
Orientação temporária da Pró-Reitoria de Tecnologia da Informação (PROTIC) para quem precisa assinar contratos, convênios, acordos e termos da UFG durante a restrição de acesso ao SEI.
Entenda a situação
O que está acontecendo? Por medidas de segurança, o SEI/UFG está liberado apenas na rede institucional da UFG e pelos meios de acesso remoto autorizados (como a VPN). Por isso, pessoas de fora da UFG podem não conseguir entrar no SEI para assinar. Esta página explica como seguir com as assinaturas nesse período.
Nesta página
Qual é o meu caso?
Sou de fora da UFG (representante de empresa, contratado, licitante ou outro particular)
Se você não consegue acessar o SEI, pode assinar o documento fora dele, de duas maneiras:
- com a assinatura GOV.BR, usando uma conta de nível prata ou ouro; ou
- com um certificado digital ICP-Brasil.
O certificado ICP-Brasil não é obrigatório na maioria dos contratos administrativos. Ele só é exigido quando uma lei específica, o edital, o próprio contrato ou outra norma pedir.
Sou servidor(a) da UFG
Se você acessa o SEI pela rede da UFG ou pela VPN, continue assinando direto no SEI, sempre que possível. Use a assinatura externa apenas quando a assinatura pelo SEI não for possível por causa da restrição. Se você é responsável por coletar assinaturas de pessoas externas, veja o passo a passo para a unidade.
Sou estagiário(a) ou colaborador(a) da UFG
Use os mecanismos de assinatura aceitos pela UFG. Quando for autorizado para essa finalidade, você pode usar o certificado ICPEdu, além da assinatura GOV.BR ou de um certificado ICP-Brasil. A escolha deve levar em conta o tipo de documento e se há exigência legal de assinatura qualificada.
Duas formas de assinar: GOV.BR ou ICP-Brasil
As duas têm validade jurídica. Veja a diferença:
| Assinatura GOV.BR | Certificado ICP-Brasil | |
|---|---|---|
| Tipo | Assinatura eletrônica avançada | Assinatura eletrônica qualificada |
| O que é preciso | Conta GOV.BR de nível prata ou ouro | Certificado digital emitido no âmbito da ICP-Brasil |
| Quando usar | Contratos, convênios, acordos, termos e outros instrumentos em que a lei admite assinatura avançada | Qualquer caso. É obrigatório quando a lei, o edital ou o contrato exigir assinatura qualificada |
Como assinar pelo GOV.BR
- Confira se sua conta GOV.BR é de nível prata ou ouro.
- Envie o documento no serviço oficial de Assinatura Eletrônica do Governo Federal e assine.
- Baixe o arquivo assinado e envie à UFG sem fazer nenhuma alteração.
Como assinar com certificado ICP-Brasil
Assine o documento com o seu certificado digital ICP-Brasil e envie o arquivo assinado à UFG, também sem alterações.
Passo a passo para a unidade da UFG
Quando não for possível coletar a assinatura externa direto no SEI, a unidade responsável deve seguir as três etapas abaixo.
Etapa A: preparar o documento
Finalize o documento. Produza e confira a versão final.
Gere o PDF. Converta ou disponibilize o documento em PDF, preservando a versão definitiva.
Não assine no SEI antes. O documento que vai para a assinatura externa não pode ter nenhuma assinatura feita no SEI, nem de servidores da UFG.
Etapa B: coletar as assinaturas
Todos assinam fora do SEI. Todas as assinaturas, inclusive as dos representantes da UFG, devem ser feitas pela plataforma GOV.BR ou com certificado ICP-Brasil.
Envie o arquivo ao signatário externo para que ele assine pelo GOV.BR ou com certificado ICP-Brasil.
Receba o mesmo arquivo de volta. O signatário deve devolver o arquivo eletrônico já assinado, sem imprimir, digitalizar ou alterar.
Atenção: não imprima o documento assinado para digitalizar depois. Isso impede a validação das assinaturas, que só funciona no arquivo eletrônico original.
Etapa C: conferir e juntar ao processo
Valide as assinaturas. Confira se são autênticas e íntegras no serviço oficial VALIDAR, do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI): https://validar.iti.gov.br/
Confira os poderes de representação de quem assinou, quando for o caso.
Guarde o comprovante, se precisar. Quando for útil para o processo, junte o relatório ou comprovante de validação emitido pelo ITI.
Inclua o PDF assinado no processo SEI como "Documento Externo". Esse arquivo, com todas as assinaturas eletrônicas, é o documento original. Mantenha-o como está, para preservar a autenticidade, a integridade e a validação criptográfica.
Assinatura em nome de empresa
A assinatura GOV.BR identifica a pessoa que assinou, não a empresa. Por isso, quando alguém assina em nome de uma pessoa jurídica, a unidade da UFG precisa verificar no processo se essa pessoa tem poderes para representá-la. Esses poderes podem ser comprovados por:
- contrato ou estatuto social;
- ato de nomeação ou eleição;
- procuração; ou
- outro documento juridicamente adequado.
Usar a assinatura GOV.BR não dispensa essa conferência.
Se o ato constitutivo da empresa exigir que dois ou mais representantes assinem juntos, essa regra também deve ser respeitada.
Licitações e contratações
- Siga também o que estiver previsto no edital, no termo de referência, na minuta do contrato e nos sistemas eletrônicos usados no procedimento.
- Não exija certificado ICP-Brasil apenas porque a assinatura externa no SEI está indisponível, quando a legislação aceitar a assinatura eletrônica avançada.
- Verifique, porém, se existe norma específica ou condição do procedimento que exija assinatura eletrônica qualificada.
Até quando vale esta orientação?
A orientação é temporária e vale enquanto durar a restrição de acesso externo ao SEI/UFG. A previsão atual é que a restrição continue durante a atualização tecnológica do sistema, que migra gradualmente as versões em uso até a disponibilização da versão segura do SEI.
Dúvidas
Se você não souber qual tipo de assinatura um documento exige, consulte a área responsável pela contratação. Quando for necessária uma análise jurídica, a unidade deve encaminhar a questão à Procuradoria Federal junto à UFG.
Base legal
Esta orientação se baseia em:
- Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos;
- Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas na Administração Pública Federal;
- Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001;
- orientações do ITI sobre assinaturas eletrônicas avançadas e qualificadas e sobre o serviço VALIDAR; e
- medidas temporárias de segurança adotadas pela UFG para proteger o ambiente do SEI.